Après les partiels, TD et autres cours magistraux que cela soit à Paris, Toulouse, ou Lille……le jeudi ou le samedi, c’est le moment de la soirée étudiante qui est souvent organisée par les associations étudiantes ou le BDE !
La soirée étudiante est le rendez-vous le plus attendu de la semaine. Les étudiants sont des habitués des soirées entre potes à faire la tournées des bars. Alors à ton tour, bouge tes potes et organise la soirée étudiante de l’année.
Voici nos conseils – jeune padawan – pour organiser une soirée étudiante à Paris ou dans les autres villes : Que la fête soit avec toi !
1. En équipe et en temps , tu t’organiseras !
Organiser une soirée étudiante n’est pas une mince affaire et est souvent du ressort des associations étudiantes ! Avant d’arrêter une date et réserver un bar pour l’occasion, il faut d’abord s’organiser en équipe et s’y prendre à l’avance. Réunis autour de toi des personnes motivées, créatives et impliquées (mais pas plus d’une dizaine de personnes) pour faire la fête. L’aide précieuse des anciens organisateurs peut être un avantage pour trouver les meilleurs bars étudiants à réserver.
2. Un thème de soirée, tu choisiras !
Soirée d’intégration ? Soirée BDE ou Soirée Blind test ? … Le choix du thème de la soirée est fédérateur et servira de fil rouge pour l’ensemble de l’animation de votre soirée. Le thème de la fête permettra de définir également l’ambiance recherchée pour votre soirée et de sélectionner au mieux les bars à réserver. Le bar le King’s club à Lyon sera parfait pour une soirée étudiante “Saint-Valentin”. Si vous désirez organiser une soirée sur le thème des années 80-90, pourquoi ne pas privatiser le bar le Chai Antoine à Paris qui est expert en la matière ? Pour une soirée étudiante plutôt rock, privatisez le Bal rock à Paris ou si vous désirez d’autres établissements, retrouvez toutes nos salles pour une soirée étudiante à Paris.
En revanche, si vous optez pour une salle de location car vous désirez gérer les consommations, n’oubliez pas de penser maintenant au budget disponible pour votre soirée étudiante car, contrairement à la privatisation gratuite d’un club, la location d’une salle est payante !
3. Un lieu, un bar ou une boite de nuit tu trouveras !
Quel est le bar ou la salle idéale à privatiser pour ma soirée étudiante ? Selon le budget de votre association / votre BDE et le nombre de participants attendus, vous allez pouvoir privatiser gratuitement un bar ou louer un espace si vous désirez gérer les consommations. Réserver ou louer son bar dépendra aussi de votre type de soirée : pour un afterwork étudiant à Toulouse un bar à cocktail sera peut-être parfait ! Si vous prévoyez une soirée étudiante dansante, réservez un bar avec un bel espace et une piste de danse comme le café Oz Denfert-Rochereau ! Votre choix de bar ou de salle est arrêté, négociez les conditions, vous pourriez avoir de belles surprises : louer un bar avec boissons et services inclus vous permet par exemple de vous concentrer sur l’animation et la sécurité de l’évènement !
Une fois que vous aurez une idée du style d’établissement recherché, voici quelques sélections de lieux à Paris pour vous aider dans votre recherche :
– Réserver un bar pour une soirée étudiante à Paris
– Louer une salle pour organiser une soirée étudiante à Paris
– Réserver un club pour une soirée étudiante OPEN BAR pour 150 personnes
Et deux articles de notre blog :
– Comment trouver le lieu le plus adapté à une soirée étudiante ?
– Top bars à réserver pour organiser une soirée étudiante à Paris
– Top salles à louer pour organiser une soirée étudiante à Paris
RAPPEL : si vous désirez organiser une soirée étudiante mais que vous ou votre association ne dispose pas de budget pour la location d’une salle, nous vous conseillons d’opter pour la privatisation gratuite d’un bar ou d’un club. Certains clubs proposent notamment un système de coproduction ce qui signifie que vous n’avez rien à organiser à part la vente de vos préventes : l’établissement gérera pour vous la logistique, le vestiaire, les bars, la sécurité et le ménage.
Privatiser cette salle via LesBarrés.com
4. Communiquez et animez la soirée !
La recherche de sponsors va permettre d’animer la soirée étudiante et aussi d’alléger le budget. Vos sponsors peuvent être aussi des arguments de communication pour votre événement. Afin de communiquer aux mieux sur ta soirée, pensez “réseaux sociaux” de vos lieux d’études et sites étudiants.
5. Prévention et sécurité !
Une soirée étudiante réussie est une soirée sous le signe de la sécurité ! Ainsi, prévoyez 1 organisateur pour environ 30 participants. Votre soirée étudiante doit être accessible en transports en commun et à pied pour une meilleure sécurité. Il sera aussi de votre charge de penser à la gestion des consommations et à la gestion des vestiaires si vous désirez louer une salle et vous occuper des bars et des vestiaires.
En matière de sécurité, il faut également faire attention à la façon dont les étudiants vont rentrer chez eux suite à la soirée étudiante. Pour cela, la centrale de réservation en ligne LesBarrés.com proposent aux organisateurs des codes promo pour bénéficier notamment de 15€ de réduction pour commander un Chauffeur Privé et ainsi éviter aux étudiants de prendre leur voiture.
6. Évaluer l’événement !
Après la fête, l’heure des comptes sera venue afin d’évaluer recettes et dépenses engendrées pour votre association étudiant. Au delà des comptes, prenez soin de faire le ménage, remerciez vos invités et vos partenaires, notamment le bar que vous avez loué ou privatisé. Pour quelques souvenirs, mettez à disposition les photos de la soirée afin de donner envie pour les prochaines soirées !
Vous avez d’autres bons plans / idées /conseils pour l’organisation d’une soirée étudiante ? N’hésitez pas à les poster en commentaire en dessous de cet article.
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